MODELO PARA LA GESTIÓN
DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL
Autores:
García Julio Ignacio
Castañeda Oscar Abel
Romero Herrera Edgar
Ferro Mario
Benítez Rodrigo
Maestría en Administración
de Organizaciones.
UNIVERSIDAD ABIERTA Y A
DISTANCIA “UNAD”
BOGOTA, D.C. 2012
MODELO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL
RESUMEN
El objetivo de este documento
es presentar un análisis de la gestión
de cambio en las PYMES, teniendo en cuenta el modelo propuesto por Ruiz
Mercader, J.; Ruiz Santos, C.; Martínez León, I.; Peláez Ibarrondo, J.J., el
cual propone la gestión del cambio en dos elementos los intangibles y los
tangibles. Donde cada organización debe descubrir sus necesidades de cambio,
recordando que afecta la cultura, los sistemas de dirección y el liderazgo, con
cada cambio que realice en la fijación de objetivos, medidas de rendimiento, reconocimientos y recompensas para sus empleados,
sin olvidar la tecnología.
PALABRAS CLAVES
Pymes, Cambio Organizacional, Organización, Tecnología,
Modelo, Gestión, Cultura, Liderazgo, Necesidad.
ABSTRACT
The objective of this
document is to present the analysis, taking into account the model proposed by
Ruiz Mercader, J.; Ruiz Santos, C.; Martinez Leon, I.; PelaezI barrondo, J.J.,
which is based on the management change of two groups, the intangibles and the
tangibles, in which each organization should determine their needs of change,
keeping in mind that it affects culture, direction systems and the leadership,
with each change made in the set of objectives, performance measurement,
recognition and rewards to their employees, not to forget about technology.
KEYWORDS
Smes, Organizational Change,
Organization, Technology, Model, Management, Culture, Leadership Requirement.
INTRODUCCIÓN
La necesidad de
globalización presente en los mercados actuales se ha convertido en uno de los
retos inaplazables para las PYMES que deben sobrevivir y desarrollarse en los
contextos en donde actúan; en relación con este hecho se debe reconocer las
debilidades y las fortalezas de la PYMES
para enfrentar los cambios tecnológicos que se presentan continuamente en el
entorno primario y ampliado, y revisar la manera de aprovecharlos
eficientemente por bien de las organizaciones en aras de la resolución de sus
problemas de competitividad.
Es en el contexto de las PYMES, el ámbito propicio
para la implementación de modelos de
cambio tecnológicos adecuados a su tamaño, que permitan de manera sistemática y
adecuada, lograr la autogestión del crecimiento con miras a lograr la sostenibilidad y competitividad. Se reconoce en este
contexto que “el fracaso de los cambios aplicados a las PYMES es debido a la
mala gestión del cambio y no a la bondad de la solución técnica aplicada, en
donde una de las principales causas es precisamente las pobres habilidades
directivas del empresario-propietario” (Gaskill y otros, 1993).
En este
sentido el cambio organizacional es
descrito como: “la capacidad de adaptación de las organizaciones a las
diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo,
mediante el aprendizaje” (Broks E., 1980).
Desde aquí, el cambio organizacional está enfocado a
“lograr el descongelar valores antiguos, cambiar y, recongelar estos nuevos
valores”. (Kurt Lewin, 1947) lo que le permitirá a este tipo de organizaciones
caracterizadas por tener un pequeño número de clientes, una estructura pequeña,
recursos limitados y constantes cambios estructurales que produce
incertidumbre, fomentar la eficiencia y la eficacia en el trabajo cotidiano, promover la competitividad y contribuir al
desarrollo económico y social de su entorno.
El modelo de gestión de cambio para las PYMES se basa en
un modelo aplicado a Pequeñas y Medianas Empresas españolas fundamentado en el
cambio organizacional y justificado en la internacionalización y globalización
empresarial, en medio de un mercado altamente competitivo y cambiante. La
mayoría de cambios que se producen en las PYMES provienen de cambios en
aspectos relacionados con su sistema productivo, debido a la necesidad de una
continua adaptación y al objetivo de perdurar en el tiempo y, si es posible, ir
creciendo, además en la práctica, los propietarios-directivos de PYMES no
presentan todas las habilidades y características que se necesitan para el
éxito de un negocio, la mayoría necesitan ayuda y apoyo para sobrevivir
(Stokes, 1998).
En el modelo se plantea que los factores del cambio
organizacional son aquellos que, por diversas razones, una organización puede
detectar la necesidad de cambiar, estos son: factor tecnológico, estructural,
de personal y factor cultural. La globalización propia de la sociedad
contemporánea donde el poder de los clientes es elevado y la información que se
produce es abundante, señala la necesidad de adaptarse al cambio para mejorar
continuamente, a través de ajustes en los factores tecnológicos, estructurales,
de personal y cultural.
De igual manera se revisa la metodología que permite
mantener la relación entre las PYMES y el entorno local, regional y nacional,
con una nueva orientación, a partir de una voluntad libre y una decisión autónoma, para la apertura hacia los entornos
geopolíticos y socio-culturales, no sólo con el fin de ampliar sus
mercados, sino también para generar cambios cualitativos que respondan a
innovaciones tecnológicas y sociales, de tal manera que mantengan el equilibrio
entre la dinámica interna de las PYMES y la demanda externa de su entorno, de
acuerdo a sus necesidades, de esta
manera se realiza una revisión de la capacidad y de la gestión del cambio en
las organizaciones, realizando una investigación con encuestas directas a
Pequeñas y Medianas empresas, para determinar el grado de formalidad en los
procesos de cambio.
1. MARCO TEÓRICO
Se revisó un modelo de gestión del cambio para las
PYMES españolas basado en el cambio organizacional y justificado en la
internacionalización y globalización empresarial, la implantación de una moneda
única en Europa, la existencia de consumidores exigentes, una fuerte
competencia y el desarrollo de las tecnologías de la información que provocan
un mercado altamente competitivo.
Por su parte, las PYMES se
caracterizan por tener un pequeño número de clientes, una estructura pequeña,
recursos limitados y constantes cambios estructurales que produce
incertidumbre. El sector de las PYMES es un sector turbulento que muestra un
número considerable de empresas que nacen y crecen y otro tanto de empresas que
desaparecen Los hechos planteados muestra la necesidad de las PYMES de mejorar
para sobrevivir en primera instancia y luego crecer. La incorporación de la
tecnología es una prioridad para crecer pero también una amenaza para
desaparecer del mercado, puesto que un cambio tecnológico impacta a la
estructura, al personal y la cultura.
Para entender más sobre el proceso
de cambio la teoría de Kurt Lewin, el cual en sus estudios observó que, para
lograr cambios efectivos, los individuos se enfrentan con dos grandes
obstáculos:
-
En primer
lugar, no están dispuestos (o no pueden) modificar las conductas arraigadas
desde mucho tiempo atrás.
-
En segundo
lugar, que el cambio suele durar poco tiempo. Tras un breve período de intentar
hacer las cosas de forma diferente los individuos, a menudo, vuelven a sus
patrones tradicionales de conducta.
Para superar estos obstáculos y
lograr cambios efectivos, Lewin propuso un modelo secuencial de tres pasos, o
fases, que llamó: descongelamiento, cambio y recongelamiento.
EL DESCONGELAMIENTO
El descongelamiento es necesario
para desarraigarse de los comportamientos o prácticas que quieren modificarse.
Su objetivo es lograr que, para los individuos, los grupos y la organización resulte
muy evidente la necesidad del cambio, para que puedan comprender y aceptar que
el cambio debe ocurrir y es posible hacerlo[1].
Resumiendo, los tres objetivos principales que deben
garantizarse en esta etapa son:
-
Lograr que la gente se sienta
insatisfecha con el estado actual;
-
que además, estén convencidos
de la necesidad del cambio,
-
y finalmente, que se sientan
dispuestos y motivados para enfrentar el cambio.
EL CAMBIO
Esta etapa comprende los procesos a través de los cuales
se aprenden e introducen los nuevos comportamientos. Incluye, la formación y
entrenamiento de la gente, el establecimiento de nuevos procedimientos de
trabajo y de relaciones, determinación de la visión, los objetivos, las
estrategias y los planes de acción que deberán desarrollarse. Un papel
importante en este paso es la identificación y designación de agentes de
cambio, grupos especiales, y otras formas de trabajo que permitan llegar a
todos los niveles de la organización. Para que el cambio tenga lugar, no es
suficiente que exista una motivación y disposición favorables.[2]
Se propone dos mecanismos por medio de los cuales la
información que recibimos nos permite reestructurar la manera en que percibimos
las cosas:
-
el primero, es seleccionar un
modelo con el cual nos identifiquemos, para utilizarlo como guía u orientación
en el proceso de cambio, buscar consultores que apoyen el proceso.
-
el segundo, explorar nuestro
propio entorno, para encontrar nuevas posibilidades, es experimentar en el
entorno para buscar experiencias que fundamenten los cambios que se proponen.
RECONGELAMIENTO
Según experiencias, el cambio puede durar poco si no se logra que los nuevos enfoques y comportamientos se arraiguen en los individuos, los grupos y la organización. Como observó Lewin en sus investigaciones, la gente tiende a reproducir el comportamiento anterior, después de algún tiempo.
Según experiencias, el cambio puede durar poco si no se logra que los nuevos enfoques y comportamientos se arraiguen en los individuos, los grupos y la organización. Como observó Lewin en sus investigaciones, la gente tiende a reproducir el comportamiento anterior, después de algún tiempo.
El recongelamiento se produce cuando las personas operan
el cambio por medio de la experiencia, es decir la repetición del
comportamiento, que se convierte en nuevos hábitos. Los subprocesos implicados
en esto exigen un ambiente apropiado y favorable (por ejemplo, la aprobación de
los directivos principales), y suelen ir acompañados de la elevación de la
autoestima de las personas que experimentan el cambio, como sensación de
plenitud derivada del cumplimiento de la tarea.
LA TECNOLOGIA, SU INCIDENCIA EN EL CAMBIO
La gran mayoría de
la sociedad realiza un uso diario del computador, cuya utilización tiene lugar
sobre todo en el hogar y en el centro de trabajo. Efectivamente, podemos deducir, que gran parte del uso tiene un objetivo laboral, más tiempo empleado en el trabajo y parte del dedicado en casa, ya que muchas personas prefieren trabajar en
casa. En cuanto al uso de Internet, es más reducido, sobre todo en las PYMES. Diversas investigaciones destacan que las empresas limitan el uso del internet por las siguientes causas:
-
Desconocimiento total o parcial de las importantes oportunidades que
ofrecen las nuevas tecnologías en general (e Internet en particular)
-
Retorno de la inversión poco claro.
-
Se subestiman las posibilidades que brinda Internet a la empresa.
-
No se tiene como prioritario.
Para la formulación del modelo, los investigadores
partieron de dos proposiciones, a saber:
Proposición 1: La mayoría de cambios que se producen en
las PYMES provienen de cambios en aspectos relacionados con su sistema
productivo, debido a la necesidad de una continua adaptación y al objetivo de
perdurar en el tiempo y, si es posible, ir creciendo.
Proposición 2: Con frecuencia, el fracaso en estos
cambios es debido a la mala gestión del cambio y no a la bondad de la solución
técnica aplicada. Una de las principales causas de fracaso de una PYME es
precisamente las pobres habilidades directivas del empresario-propietario (Gaskill
y otros, 1993). En la práctica, los propietarios-directivos de PYMES no
presentan todas las habilidades y características que se necesitan para el
éxito de un negocio, la mayoría necesitan ayuda y apoyo para sobrevivir
(Stokes, 1998).
2. METODOLOGIA
La construcción del presente artículo se desarrollo
en tres momentos: En primera instancia
la revisión documental de gestión del cambio organizacional y el modelo
propuesto por Ruiz Mercader, J.; Ruiz Santos, C.; Martínez León, I.; Peláez
Ibarrondo, J.J., seguidamente se analizan y relacionan estos referentes con el
contexto de las PYMES y finalmente se consideran las
experiencias del entorno que conducen a la consolidación del Modelo de
Gestión para el Cambio Organizacional.
La revisión documental permitió realizar un análisis del
Cambio Organizacional, Gestión del Cambio y el entorno de las PYMES, a fin de
precisar la estructura y fundamento del Modelo de Gestión para el Cambio
Organizacional.
Es un estudio cualitativo, por cuanto utiliza herramientas
exploratorias, con las cuales se recogió información pertinente para
caracterizar el grado de formalidad usado en los proceso de cambio en las Pymes
de diversas regiones de Colombia, por cuanto se usó la técnica de la encuesta
aplicada a directivos de esas Pequeñas y Medianas Empresas, se trata de una investigación no experimental, por cuanto
no se tiene un adecuado control sobre las variables del estudio, es decir, el
fenómeno es evaluado en su contexto natural, pues no se preparó a los
encuestados sobre los métodos de planeación y análisis del cambio.
La investigación es descriptiva, porque se busca
desarrollar una representación de la situación de las PYMES frente a las
necesidades de cambio y el grado de formalidad al momento de enfrentar dichos
cambios.
Se trata de una investigación “trasversal” por
cuanto se aplicará una sola encuesta a cada uno de los directivos de las
diferentes organizaciones objeto de estudio.
La herramienta usada, como se ya había mencionado, es una encuesta
la cual contiene cinco preguntas, con las cuales se pretende establecer la
preparación y experiencia de la empresa para asumir cambios técnicos u
organizacionales.
El proceso de muestreo utilizado es el denominado “no estadístico
por conveniencia” por las siguientes razones:
a) El tiempo disponible
para la investigación hace necesario la localización rápida y segura de los
directivos de la empresa para responder la encuesta.
b) Las dos empresas
encuestadas fueron seleccionadas por los investigadores. Por lo tanto el lector
deberá tener cuidado en no hacer inferencias del resultado sobre poblaciones no establecidas
en el muestreo.
La encuesta indagó sobre cinco aspectos relacionados con el cambio,
estos son: el tipo de cambios, la planificación, la organización, el seguimiento
al cambio y el conocimiento y la cultura.
3. RESULTADOS
Pregunta No.1: TIPO DE CAMBIO
|
TIPO DE CAMBIO
|
Porcentaje
|
Porcentaje
Acumulado
|
|
Técnico o
tecnológico
|
30.0%
|
30.0%
|
|
Organizacional
|
70.0%
|
100.0%
|
|
Otro
|
0.0%
|
100.0%
|
Pregunta
No.2: PLANIFICACION DEL CAMBIO
|
PLANIFICACION DEL
CAMBIO
|
Porcentaje
|
Porcentaje
Acumulado
|
|
Da la orden
|
12.5%
|
12.5%
|
|
Capacita a los trabajadores
|
25.0%
|
37.5%
|
|
Planifica formalmente
|
25.0%
|
62.5%
|
|
Posee un procedimiento documentado
|
12.5%
|
75.0%
|
|
Aplica los procedimientos
|
0.0%
|
75.0%
|
|
Posee indicadores
|
25.0%
|
100.0%
|
Pregunta
No.3: ORGANIZACIÓN PARA EL CAMBIO
|
ORGANIZACIÓN PARA
EL CAMBIO
|
Porcentaje
|
Porcentaje
Acumulado
|
|
Cada trabajador
responde
|
28.6%
|
28.6%
|
|
Asigna a un supervisor
|
14.3%
|
42.9%
|
|
El supervisor
hace seguimiento
|
42.9%
|
85.7%
|
|
Asigna un
directivo
|
0.0%
|
85.7%
|
|
El directivo hace
seguimiento
|
14.3%
|
100.0%
|
Pregunta No.4: SEGUIMIENTO AL CAMBIO
|
SEGUIMIENTO AL
CAMBIO
|
Porcentaje
|
Porcentaje
Acumulado
|
|
Se arrepienten
|
0.0%
|
0.0%
|
|
No se estandariza
|
28.6%
|
28.6%
|
|
Indicadores no se evalúan
|
0.0%
|
28.6%
|
|
Indicadores se
evalúan
|
42.9%
|
71.4%
|
|
Se hace una
evaluación final
|
28.6%
|
100.0%
|
Pregunta
No.5: CULTURA Y CONOCIMIENTO DEL CAMBIO
|
CULTURA Y
CONOCIMIENTO DEL CAMBIO
|
Porcentaje
|
Porcentaje
Acumulado
|
|
No conoce ningún
modelo
|
28.6%
|
28.6%
|
|
Conoce pero no lo
usa
|
0.0%
|
28.6%
|
|
Conoce un
modelo lo usa informalmente
|
0.0%
|
28.6%
|
|
Conoce un modelo y
lo ha adaptado
|
28.6%
|
57.1%
|
|
Está documentado
y se aplica un modelo
|
42.9%
|
100.0%
|
4. DISCUSIÓN
El
modelo de Gestión basado en el cambio
organizacional propuesto, busca aportar
al pequeño y mediano empresario una herramienta útil, adaptable y eficaz para
el desarrollo de su empresa.
El
modelo propuesto está orientado principalmente a cambios organizacionales sobre los tecnológicos y que sus estructuras, la planeación, organización,
seguimiento y cultura organizacional dentro de las PYMES depende demasiado
de las políticas de sus directivos y
supervisores.
El modelo propuesto
se centra fundamentalmente en acciones de mejora destinadas a reforzar y
enriquecer la Gestión de Recursos Humanos y de la Administración de
procedimientos.
En estas áreas se
detectó una falencia o debilidad por parte de los directivos en el ámbito de la
“planificación estratégica”, puesto que la mayoría declara no proponerse metas
de mejoramiento de la calidad en el largo plazo, eso se evidencia pues los
directivos dejan sus responsabilidades en sus supervisores, perdiendo el rumbo de
las metas organizacionales.
El éxito del plan de
gestión basado en el cambio organizacional propuesto, necesariamente, dependerá
de la voluntad y compromiso de los dueños y/o administradores, de comenzar su
implementación con su propio aprendizaje y perfeccionamiento, tal como lo
expresa la planificación y la implantación del cambio.
Si en la implementación del plan
propuesto se requiere realizar inversión, sería apropiado que ella esté
orientada inicialmente a los recursos humanos que las empresas poseen,
específicamente en las áreas de motivación, tecnología, investigación y capacitación.
El cambio requiere además
de iniciativas del empresario el apoyo de programas de los gobiernos y las
organizaciones internacionales con el objetivo de fortalecer este renglón de la
economía que es de vital importancia para la generación de nuevas
oportunidades, pues estos últimos puede apoyar su desarrollo con recursos
económicos, capacitación, mejora de la competitividad, y desarrollo tecnológico
a un menor costo.
Las PYMES en la constante búsqueda de
mejoramiento, calidad y capacidad para la competitividad, además de su
compromiso social, deben ser agentes de
transformación y cambio que contribuyan al desarrollo local, regional y nacional, generando
estrategias que permitan el desarrollo humano e institucional mediante
la aplicación de modelos acordes a su contexto y tamaño, que les permitan
concebir proyectos pertinentes que mejoren su sostenibilidad y durabilidad en
el tiempo. Haciendo énfasis en un desarrollo en el cambio organizacional, que
permita asimilar con facilidad los cambios, tecnológicos que se presentan.
A partir del “Modelo
para la gestión del cambio organizacional de las PYMES”, se
concluye que el enfoque permite el
cumplimiento de los objetivos organizacionales de manera superficial en las
PYMES y por consiguiente la satisfacción
de las necesidades de la comunidad implicada se ve condicionada por
factores rutinarios que impiden una mayor apropiación de los cambios
organizacionales, tecnológicos y esto en gran medida se da porque no hay una
buena planeación, organización y
seguimiento que permita el desarrollo de una cultura organizacional que fomente
y desarrolle estrategias que permitan afrontar los cambios como algo natural e
imprescindible para el surgimiento de la organización, dificultando el
identificar las problemáticas y las
necesidades que ayuden a orientar de manera efectiva los
recursos que logren una
retuabilidad; lo cual se
convierta en una práctica exitosa.
Se
propone que el modelo se aplique
fundamentalmente en acciones de mejora destinadas a reforzar y enriquecer la
Gestión de Recursos Humanos y de la Administración de Procedimientos, teniendo
en cuenta que el éxito de la aplicación,
necesariamente, dependerá de la voluntad y
compromiso de los directivos, los supervisores y de todo su talento humano, tal
como lo expresa la planificación y la implantación del cambio teniendo en
cuenta siempre las necesidades y expectativas que se quieran lograr.
La aplicación del cambio va ligada con otras estrategias
organizacionales como la mejora continua, las normas de calidad, las políticas
gubernamentales, la innovación, el medio ambiente, los cuales fundamentar de
manera más efectiva el desarrollo de la productividad, competitividad y la
globalización empresarial en la PYMES.
El interrogante que rodea a las PYMES en un
mundo tan vertiginoso y cambiante hay voluntad de los gobiernos para apoyar un
verdadero desarrollo donde se garantice la igualdad, desarrollo, innovación por
medio de políticas que generen una verdadera actitud de cambio organizacional
en todas la Pequeñas y medianas empresas de Colombia y el Mundo.
5. REFERENCIAS
GROSS, Manuel. Teoría y Práctica del Proceso
del Cambio Organizacional. Recuperado el 15 de mayo de 2012 en:
http://manuelgross.bligoo.com/content/view/239275/Teoria-y-practica-del-proceso-de-cambio-organizacional.html
HURTADO B., Henry. Pymes y
Corporaciones en Contextos de Globalidad, Universidad Nacional Abierta y a
Distancia. Pág. 53-55. 2011.
HURTADO B., Henry. Apuntes
metodológicos y búsqueda de información científica por internet. Universidad
Nacional Abierta y a Distancia. ECACEN. 2012.
Modelo Para la Gestión del Cambio,
Universidad Politécnica de Cartagena, recuperado el 14 de marzo de 2012 en: http://www.upct.es/~economia.
Modelo de cambio organizacional y
políticas del estado, Universidad Nacional de Colombia 2011.
RUIZ O. Ronald U., Guzmán O. Javier,
De la Rosa Josep Ll., DIRECCION
EMPRESARIAL ASISTIDA Cómo Alinear Estratégicamente su Organización. Editorial
Visión Net. Editorial Visión Net. Pág. 39-41. 2008. Recuperado el 20 de marzo
de 2012 en: http://books.google.com.co.
RUIZ Mercader J, RUIZ Santos C,
Martínez León I, PELAEZ Ibarrondo JJ, Modelo para la gestión del cambio
organizacional en las PYMES, Universidad de Murcia, Departamento de Economía de
la Empresa.
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